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恒世通有限公司供应商合规专题须知

请阅读并同意相关服务条款

依据中华人民共和国相关法律法规的规定和恒世通有限公司的规章制度,出于保障恒世通有限公司以及和 恒世通有限公司已有或将有持续良好合作关系的供应商合法权益的目的,现恒世通有限公司关于供应商的规定如下:

  • 一、企业供应商

    • 1、持有中华人民共和国工商部门颁发的真实、合法、有效的营业执照及其相对应的合法公章,且保证其在恒世通有限公司登记注册信息与营业执照完全一致;
    • 2、提交以下相关证明文件并获得恒世通有限公司认可:(1)营业执照副本复印件;(2)加盖企业公章的税务登记证复印件;
    • 3、企业供应商合法公章的名称须与其提供的营业执照名称完全一致
    • 4、企业供应商保证其后期在签署合同或单据填写时使用的是合法公章;
    • 5、配合完成其它恒世通有限公司需要查验的信息。
  • 二、个人供应商

    • 1、持有中华人民共和国工商部门颁发的真实、合法、有效的营业执照及其相对应的合法公章,且保证其在恒世通有限公司登记注册信息与营业执照相一致;
    • 2、提交以下相关证明文件并获得恒世通有限公司认可:(1)营业执照副本复印件;(2)个人身份证复印件;
    • 3、个人供应商合法公章的名称须与其提供的营业执照名称完全一致;
    • 4、个人供应商保证其后期在单据填写时使用的是合法公章;
    • 5、若个人供应商可提供证明其合法经营,但无法提供公章的,需要提供一份证明并保证后期合作时在签署合同或巨额较大的交易单据上加盖自己本人指印;
    • 6、配合完成其它恒世通有限公司需要查验的信息。
  • 三、供应商应提供服务与承诺

    • 1、提供真实合法有效的资料信息和联系信息;真实合法有效的消息是双方合作的基础
    • 2、使用EWD系统,即我司专门为供应商设计的集新品推荐、订单管理、对账管理等多功能一体的系统;

      含义:供应商使用我司发放的账号,登录使用系统,在系统上进行订单管理、产品信息管理、财务管理、退返修管理等。

    • 3、账期服务

      含义:账期是指从生产商、批发商向零售商供货后,直至零售商付款的这段时间周期。账期一般为7天、15天、20天、30天、45天、60天,账期天数从我司仓库验收所有产品合格入库之日起开始计算,到了账期结算日,我司财务与供应商核对账单一致后付款。

    • 4、分拣与条码服务

      分拣:即供应商按照我司下单时单个PON的数量进行区分,不混货,并在EWD系统上打印PON流转单,流转单随分拣好的产品发货到仓库。

    • 5、产品包邮服务(或使用指定合作物流)

      含义:(1)包邮服务,即产品报价时,直接报包邮价,不再另外收取邮费; (2)使用指定合作物流,是指供应商在发货时,使用我司指定物流公司,由我司直接与物流公司进行运费结算。

    • 6、退换货服务

      含义:供应商承诺按照国家同类产品三包政策对产品实施12月免费保修。若产品的质量、规格、性能、数量等与我司要求不符,或发现产品无论由于任何原因存在隐藏缺陷、工艺问题或使用不良的材料的,或产品出现质量问题的,我司有权要求供应商及时更换全新的产品或要求退货,供应商应予以配合退换货。

    • 7、交期及产品质量保证

      含义:交期保证,即在我司订货员与贵司订货时,供应商需明确告知产品真实交期,并在承诺的交期内交货,如未及时交货,即我司保留追究违约金的权利。 产品质量保证:供应商承诺提供给我司的全部产品是全新的、技术是先进的、质量是良好的,应当符合相关国家质量标准和行业质量标准、性能是稳定可靠的、数量是完整无缺的。

    • 8、诚信、廉洁与自律

      含义:本着公开公平、廉洁有序的与贵司开展合作,促进良性的共同发展,供应商应遵循我司商业行为道德准则,拒绝贿赂及索贿等行为。

  • 一、单据规范

    • (一)A级供应商:

      • 1.单据抬头需要写明“恒世通有限公司”;
      • 2.提供单据必须有供应商名称抬头,单据必须要有内容“品名、数量、单价、金额”,品名不能只写款号,写款号后需要备注产品类别并签名和盖章,签名要签全名且能识别,如发生运费的,运费内容可体现在单据上,也可以单独提供对应的运单。例如:供应商姓名是张小小,在单据中只填写“张”或只填写“小小”,则不符合要求;
      • 3.单据上供应商名称须跟所盖章上供应商名称一致,不一致的需要供应商提供证明并盖章;
      • 4.单据不得涂改、需要保持单据完整、整洁;
      • 5.先上传附件单据和后期提供的纸质版单据内容两者要保持一致;
      • 6.OA系统打印出来送货单,需要有供应商签字加盖章,个体户可以是签字加盖指模;
      • 7.相关单据可以粘贴、可用回形针、可用袋子装好附在采购报销单后提供给财务,并且提交UPP所对应的PON或PPL;PON或者PPL填写在单据背面,如果单据为复写纸,PON或者PPL另附在一张白纸上,单据在10张以下的需要粘贴好提交给财务;
      • 8.合计数需要写人民币大写金额,大写金额需要能够清晰的识别,如:合计金额为10009,则填写壹万零仟零佰零拾玖元,不可以填写壹万-仟-佰-拾-玖元;例如:大写的“叁”写的不规范,写成了“参”,则不符合要求;再例如大写的“贰”多写了一“丿”,即为错别字,同样不符合要求;
      • 9.上面所述的盖章可以是公章、财务章、业务章、合同专用章,盖章名称必须和供应商抬头一致;
      • 10、付款金额需要和单据金额一致,金额差异必须控制在壹角以内。
    • (二)B级供应商:

      • 1、单据抬头需要写明“恒世通有限公司”;
      • 2、提供单据必须有供应商名称抬头,单据必须要有内容“品名、数量、单价、金额”,品名不能只写款号,写款号后需要备注产品类别并签名和盖章,签名要签全名且能识别,如发生运费的,运费内容可体现在单据上,也可以单独提供对应的运单。例如:供应商姓名是张小小,在单据中只填写“张”或只填写“小小”,则不符合要求;
      • 3、单据上供应商名称须跟所盖章上供应商名称一致,不一致的需要供应商提供证明并盖章;
      • 4、单据不得涂改、需要保持单据完整、整洁;
      • 5、先上传附件单据和后期提供的纸质版单据两者内容要保持一致;
      • 6、OA系统打印出来送货单,需要有供应商签字加盖章,个体户可以是签字加盖指模;
      • 7、相关单据可以粘贴、可用回形针、可用袋子装附在采购报销单后提供给财务,并且提交UPP所对应的PON或PPL,PON或者PPL填写在单据背面,单据在10张以下的需要粘贴好后提交给财务;
      • 8、合计数需要写人民币大写金额,大写金额需要能够清晰的识别,如:合计金额为10009,则需填写壹万零仟零佰零拾玖元,不可以填写壹万-仟-佰-拾-玖元,中间的零不可用横线代替;例如:大写的“叁”写的不规范,写成了“参”,则不符合要求;再例如大写的“贰”多写了一“丿”,即为错别字,同样不符合要求;
      • 9.付款金额需要和单据金额一致,金额差异必须控制在壹角以内;
      • 10.上面所述的盖章可以是公章、财务章、业务章、合同专用章,盖章名称必须和供应商抬头一致。
    • (三)C级供应商:

      • 1、单据抬头需要写明“恒世通有限公司”;
      • 2、提供单据可以没有供应商抬头,单据必须要有内容“品名、数量、单价、金额”,品名不能只写款号,写款号后需要备注一下产品类别并签名和盖章,签名要签全名且能识别,如发生运费的,运费内容可体现在单据上,也可以单独提供对应的运单;
      • 3、如供应商没法提供盖章,可以仅签字确认;
      • 4、单据上供应商名称须跟所盖章上供应商名称一致,如果不一致可以有差异但不能有冲突,例如:单据上名称为广州A公司,而单据上所盖章名称为深圳A公司,那么这样就不符合要求;若是单据上供应商名称为广州A公司,所盖章上供应商名称为A公司,那么这样是符合要求的;
      • 5、单据不得涂改、需要保持单据完整、整洁;
      • 6、先上传附件单据和后期提供的纸质版单据两者要保持一致;
      • 7、OA系统打印出来送货单,需要有供应商签字加盖章确认,没有公章的,可以仅签字确认;
      • 8、相关单据可以粘贴、可用回形针、可用袋子装好附在采购报销单后提供给财务,并且提交UPP所对应的PON或PPL,PON或者PPL填写在单据背面,单据在10张以下的需要粘贴好提交给财务;
      • 9、付款金额必须和单据金额一致,或者单据金额高于付款金额。
    • (四)特别事项

      • 1、若C级供应商某一次采购量达到B级供应商的标准时,届时按照B级供应商要求进行规范,且后期合作都以B级供应商的标准进行要求;
      • 2、若B级供应商某一次采购量达到A级供应商的标准时,届时按照A级供应商要求进行规范,且后期合作都以A级供应商的标准进行要求。

        例如:广州一一有限公司在2016年11月份在恒世通有限公司登记信息为C级供应商,2016年12月1日,广州一一有限公司一次性送货金额达到两万元整,那么就在送货当天即升为B级供应商,且当次交易需要广州一一有限公司出具B级供应商标准的单据后恒世通有限公司再予以付款。

      • 3、供应商等级由恒世通有限公司内部划分,仅供单据填写参考,不做其他作用。供应商在填写单据时,应积极配合填写,并承诺提供的单据都是合法有效,不存在任何欺瞒、隐瞒、诈骗等行为,否则,将依法赔偿由此导致恒世通有限公司的一切损失。
  • 四、单据不规范填写常见实例:

    • 1、1、公司抬头问题
      (图1)

      如图1所示,恒世通有限公司抬头因少写有限公司而不合格。

      (图2)

      图2所示,“供应商全称”要供应商的公司名称全称,按照A、B级供应商标准来看,此单据不合格,但按照C级供应商来看,此单据合格,因为C级供应商的单据可以没有供应商抬头。

    • 2、盖章问题
      (图3)
      (图4)

      如图3、图4所示,供应商盖章的问题有:1.章没盖全;2.章盖全,但是模糊不清;3章盖在收据字上面,导致字看不清楚。

    • 3、签字问题
      (图5)
      (图6)

      如图5、图6所示,供应商盖章后不签名或者仅签一个姓,不写全名或签艺术签名等都是不合格的,供应商姓名信息必须要准确清晰的显示。

    • 4、金额问题
      (图7)

      如图7所示,金额大写的贰字写错了。

      (图8)

      如图8所示,打印的单据,合计金额640元表示不完整,必须完整表示为陆佰肆拾零元整。

    • 5、信息表示不清晰问题
      (图9)

      如图9所示,名称及规格一栏,填写信息不清晰,且合计金额时,为方便一笔带过,不按照对应金额项填写。

      (图10)

      如图10所示,填写单价时,数字表示不清晰。

      (图11)

      如图11所示,填写货名及名称一栏时,信息表示不清晰。

  • 五、标准单据示范图:

    • B级标准:
    • C级标准:
  • 六、其他须知

    • 1、供应商信息如有变动,需要及时更新并向恒世通有限公司出具加盖公章的书面证明。如果供应商提供的注册资料不合法、不真实、不准确、不详尽的,供应商需承担因此引起的相应责任及后果,并且恒世通有限公司保留终止供应商使用其提供各项服务的权利。
    • 2、恒世通有限公司承诺:非经法定原因或供应商事先许可,恒世通有限公司不会向任何第三方透露供应商的姓名、手机号码等非公开信息。

      在下述法定情况下,供应商的个人信息将会被部分或全部披露:

      • (1)经供应商同意向供应商一方或其他第三方披露;
      • (2)根据法律、法规等相关规定,或行政机构要求,向行政、司法机构或其他法律规定的第三方披露;
      • (3)其它恒世通有限公司根据法律、法规等相关规定进行的披露。
    • 3、若供应商要求,恒世通有限公司可提供其营业执照复印件、税务登记证复印件等文件供其查阅,但供应商必须保证恒世通有限公司的文件等不得向第三人披露,否则由此给恒世通有限公司造成的一切损失由供应商承担。
    • 4、恒世通有限公司在与供应商核价、订货等阶段时需多次核实供应商结算收款账户信息,供应商应保证其填写内容真实有效无误,若因供应商提供的信息有误导致供应商无法结算收款,则恒世通有限公司不承担任何责任。
    • 5、此须知最终解释权归恒世通有限公司所有。
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